这主要包括起草和印发会议材料。会议材料主要有文件、主持词、开幕词、讲话稿、工作报告、新闻稿等。这些会议材料一般由文件组或材料组负责。

　　如果是经验交流会的话，还有典型发言材料，有时还有书面交流材料。这些材料需要经会议文件组或材料组审核把关。要根据会议的主要任务，并结合当时形势和上级的最新精神，对不符合要求的地方进行修改完善，然后报领导审定。材料在定稿后，要及时发送给发言单位，便于他们熟悉材料内容，做好发言准备。对于修改的地方，要给予适当解释，以便得到对方的理解，也体现了对发言单位的尊重。

　　对于需要会前印发的会议材料，加盖“某月某日某会议讨论文件”印章，随《会议手册》一并在参会人员报到时发给他们。《会议手册》一般包含日程安排、会议座位、会议分组、房间分配、就餐安排、交通指引、会议须知等内容。涉密或仅供会议使用的文件材料，加盖“会后收回，请勿拿走”印章。

　　如果会议材料比较多，还应该列出某某会议文件表，一些重要会议往往文件材料比较多，需要事先准备好文件袋。文件袋里装有笔记本、笔等文具。根据中央八项规定精神及有关会议的规定，机关事业单位开会严禁以任何名义发放纪念品。这一点会议主办方务必注意。

　　是否制发会议证件要依会议情况来定。小型的、日常的会议不必制发证件。大中型会议、重要的会议，为了证明与会人员的身份，维护会场秩序，保障会议和会议代表安全，需要制发证件。

　　会场是开会的场所。布置会场就是根据会议性质、内容、形式及领导意图，在现有环境和条件的基础上，对会场作出适当的安排。会场布置是否妥当，在一定程度上直接影响到会议效果。布置会场也是办会必须做好的一项重要工作。

　　不同类型的会议，对会场的要求不同。会场布置要体现会议主题。需要注意的是，党政机关召开会议，会场一律不制作背景板，不摆花草绿植，不提供水果。

　　第一，会标。会标是表明会议名称的标志，如“全国党校工作会议”等。会标位于会场中与主席台处于同一方位的适当位置。

　　第二，主席台。大中型会议一般设主席台。主席台附近一般应设有领导休息室，以便领导提前到达会场时休息或者会议中途休息。

　　第三，会场形式。这主要取决于会议的性质，参会人数的多少，会场的大小、形状。大型会议一般在会堂、礼堂召开，形式是固定的。工作会议的会场多为圆形、椭圆形、长方形、正方形，体现简单务实的氛围。

　　第四，座次。座次安排很重要。主席台必须排座次、放座签，以便领导对号入座。主席台的座次安排容不得半点差错。对主席台座次的排列要遵循相应规则，确保准确无误。领导为单数时，1号领导座签居中，其他领导座签以1号领导为基准，以右为尊，依次摆放；领导数为偶数时，1号、2号领导座签同时居中，以右为尊，2号领导座签在1号领导座签左边位置，3号领导在1号领导座签右边位置，其他领导继续按照以右为尊的顺序依次摆放。

　　会议主持人的座席有三种位置可供选择：前排正中央；前排两侧；按其具体身份排座，但不宜坐后排。发言席一般位于主席台的正前方或右前方。